【第46回】Operational Excellence 実行の勘どころ 、“変革推進、品質は儲かる”
周囲を巻き込み 一緒に考えるスキル(その2)
周囲を巻き込み、一緒に考えるスキル(その2)です。
ファシリテーションはさまざまな場面で活用されます。プロジェクトに関するミーティングをうまく実施することを目的に、ポイントを4つ紹介しました。
- ミーティングの目的確認、今日は伝える立場か、聞く立場か、自分に言い聞かせて参加する
- ミーティング進行の役割を任命する
ファシリテーター、タイムキーパー、スクライバー、スーパーバイザー - 大事な方針や重要事項はその場で決めない
- 出された意見やアイデアは必ず図示化する
次にファシリテーション的スキルの活用事例を紹介します。メンバー全員に参加してもらう、プロセスの可視化、情報共有の仕方などです。
- 参加してもらうことの大切さを感じてもらう、付箋をフル活用
- 立場や視点による違いをポジティブに活用
- 意見やアイデアの聞き方
- 情報共有の大切さ
- 意見をまとめる、図示化する、アナログ方式 など
文字にすると、どれも当たり前で簡単な事柄ですが、いざファシリテーターや自分がプロジェクトリーダーになると忘れてしまいがちです。私は研修講師という立場で、人前で話す機会が多いので、どうしても人の話よりは、自分の意見や自分の話が長くなる傾向にあります。自分の話は短く、相手の立場に立ち、積極的に参加してもらえるようファシリテーションするようにしています。
ファシリテーションは、プロジェクトやミーティングを円滑に運営し、参加者の発言やコミュニケーションを促進すること目的です。ファシリテーションの勘どころをもっと学びたい方は、ファシリテーション研修に参加したり、ビデオを見ながら実際にやってみたりすると理解が深まります。さらに詳しく知りたい方は、YouTubeチャンネルeVision2030でもご覧いただけます。リンクはこちらです ☞ eVision2030
【参加してもらうことの大切さを感じてもらう、付箋をフル活用】
ブレインストーミングの方法にはいろいろあります。プロジェクトを実行し、意見やアイデアを集めたり、それらを整理分類したり、忘れないようにするため、付箋を活用することはとても有効です。対面でホワイトボードに記入する場合、誰かが書くと、他の参加者は見ていることになります。最近はオンラインホワイトボードがありますが、まだまだ使いにくいです。付箋は参加者が同時に記入できます。自分で考え、手を動かすと脳が活性化します。自分の理解や考えを整理できます。漢字を思い出し、短い文にまとめるのも頭を使います。そして何より参加者が全員、それぞれの意見やアイデアを付箋に記入することで、参画意識も高まります。付箋の利用は、役職に関係なく、声を出さなくても意見やアイデアを記入できます。参加者がフラットな状態でワークショップやミーティングに参加できます。
付箋はなるべく大きなものを準備します。正方形7.5cm x 7.5cm、横長7.5cm x12.5cmのものがよいです。色は多色があるとタイトルや分類するのに便利です。鉛筆や細いボールペンではなく、サインペンを準備します。付箋をフリップチャート(模造紙)やボードなどに貼り付けた場合、細い文字は見えにくいです。ブレインストーミングには、大型の付箋とサインペンが有効です。私は職業柄、いつもカバンに付箋の束とサインペン(黒と赤)を持ち歩いています。ちょっとしたミーティングでも付箋とサインペンを取り出して、メモをとりながら付箋に書くようにしています。
意見やアイデアは簡潔に記載し、付箋1枚に1つです。横書きに統一すると読みやすいし、まとめやすいです。付箋はメモ書きに使うものと思っていた方は、この方法を試してみてください。多くのメンバーに参加してもらいたいと考えるとき、付箋の活用は簡単でお勧め、皆に参加してもらえます。
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